Der Beitragseinzug im Verein

In den Grundlagen > Betragssätze legen Sie alle Beiträge an, die es in Ihrem Verein gibt.

Sie können dabei entscheiden, in welchem Turnus jeder Beitrag fällig wird und ob er per Rechnung oder Lastschrift bezahlt wird. Es lassen sich außerdem Altersgrenzen für einzelne Beiträge festlegen. Ebenso ist die Zuordnung zu einer bestimmten Abteilung möglich.

Tipp: Die Zuordnung zu einer Abteilung ist nur dann sinnvoll, wenn ein Beitrag nur für eine bestimmte Abteilung gilt. Beträgt ihr Jahresbeitrag 89€ und für die Abteilung Fußball kommen jährlich 12€ Trikotgebühren dazu, legen Sie den Jahresbeitrag allgemein an und einen zusätzlichen Beitrag von 12€ nur für die Fußballabteilung. Sind einer Person beide Beiträge zugeordnet, werden insgesamt 101€ eingezogen. Es ist außerdem möglich, in einem separaten Beitragslauf die Trikotgebühr direkt auf das Konto der Fußballabteilung einzuziehen. Siehe hierzu Frage "Die Zusatzbeiträge für Abteilungen sollen auf das Abteilungskonto eingezogen werden. Geht das?".  

Für die Unterscheidung legen Sie in den Grundlagen den Beitrag zweimal an - einmal der Art Rechnung und einmal der Art Lastschrift. Für die einfachere Erkennbarkeit schreiben Sie die Art mit in den Beitragsnamen. Für beide Arten muss ein separater Beitragslauf ausgeführt werden. Beim Beitragslauf wählen Sie ebenfalls die Art (Rechnung oder Lastschrift) aus.

Ja.
Bei einem Beitragslauf werden immer alle Beiträge berücksichtigt, die zur Art (Rechnung oder Lastschrift) und dem Turnus (Jahr, Halbjahr, Monat) des Beitragslaufes passen.

Beispiel: Die Jahresgebühr mit dem Turnus Jahr und die monatlichen Gebühren für die Gymnastikabteilung können nicht in einem Beitragslauf eingezogen werden.

Um nur einzelne Beiträge einzuziehen, wählen Sie diese per Checkbox unter Nur für folgende Beitragssätze aus. Wird hier kein Beitrag angehakt, werden alle eingezogen.

Einmalige Beiträge können bei jedem Beitragslauf berücksichtigt werden, sofern die Checkbox angehakt wird.

Ja, das geht. Öffnen Sie zunächst Einstellungen > Vereinsdaten und wählen dort den Reiter Bankkonten aus. Dort sehen Sie das Vereinskonto und können weitere Konten anlegen.

Beim Beitragslauf wählen Sie dann eines dieser Konten unter Bankkonto aus.

Damit die SEPA-Datei erstellt werden kann, muss in Einstellungen > Vereinsdaten > Bankkonten die richtige Bankverbindung des Vereins angegeben sein. Ebenso muss bei jedem Bankkonto eine Gläubiger-ID eingetragen sein.

Erscheint die Meldung "Für den ausgewählten Zeitraum sind keine Beiträge zu berechnen.", ist bereits ein Beitragslauf erstellt worden. Prüfen Sie, dass Sie den richtigen Zeitraum sowie die gewünschte Zahlart beim Beitragslauf ausgewählt haben.
Überprüfen Sie außerdem, dass die einzuziehenden Beiträge korrekt angelegt sind (Turnus, Zahlart).
Ebenso kann es sein, dass bei der Beitragszuordnung beim Mitglied ein Fehler beim Beginn-Datum vorliegt und damit der Beitrag noch nicht fällig ist. Kann auch das Ende-Datum betreffen und der Beitrag ist für den Zeitraum des Beitragslaufes nicht mehr fällig.

Kündigt ein Vereinsmitglied, tragen Sie im Reiter Mitgliedschaft ein Ende-Datum ein. Dieses wird auch für die Beitragszuordnung übernommen, sofern noch kein Ende-Datum bei der Beitragszuordnung eingetragen war. Gab es schon einen Eintrag, wird dieser beibehalten. Das korrekte Ende-Datum muss daher immer geprüft werden!

Bei der Beitragszuordnung kann das Datum dennoch manuell geändert werden, sodass der Beitrag trotz beendeter Mitgliedschaft fällig wird.

Außerdem wird ein Beitrag immer dann noch einmal eingezogen, wenn es eine (auch teilweise) zeitliche Überschneidung zwischen Beitragszuordnung und Startdatum des Beitragsturnus gibt.

Beispiel: Ein Mitglied kündigt zum 28.02.2025. Dieses Datum tragen Sie als Ende-Datum bei der Mitgliedschaft ein und wird auch für die Beiträge übernommen. Nun machen Sie am 01.03.2025 einen Beitragslauf für Ihren Jahresbeitrag, der Zeitraum des Beitragslaufes beginnt am 01.01.2025. Somit wird das gekündigte Mitglied beim Beitragslauf noch berücksichtigt, da für Januar und Februar noch eine Mitgliedschaft bestand und diese beiden Monate in den Turnus des Jahresbeitrags fallen.
Um dies zu verhindern, setzen Sie das Ende-Datum des Beitrags manuell auf den 31.12.2024. Er wird dann nicht mehr berücksichtigt.

Sofern Sie den Beitragslauf noch nicht bei der Bank eingereicht haben, können Sie ihn auch wieder löschen. Nehmen Sie dann Anpassungen an den Beitragszuordnungen vor und erstellen den Beitragslauf neu.

Ja, ein Beitragslauf kann wieder gelöscht werden. Dabei entstehen auch alle Fälligkeiten neu. Löschen Sie den Beitraglauf daher nur, wenn Sie die SEPA-Datei noch nicht bei der Bank eingereicht haben!

Öffnen Sie die Details des Beitragslaufes, oben rechts erscheint der Löschen-Button.

Hat der Lastschrifteneinzug nicht funktioniert, sollten Sie zunächst den betreffenden Beitragseinzug bearbeiten und den bezahlten Betrag auf 0 setzen. Eine neue Fälligkeit wird dadurch noch nicht erzeugt.

Weisen Sie nun dem Mitglied einen einmaligen Beitrag zu. Dort können ggf. auch Rücklastschriftgebühren mit einberechnet werden. Beim nächsten Beitragseinzug wird dieser dann über die Checkbox Einmalige Beiträge einschließen erneut eingezogen.