In 5 Schritten zur Bestandsmeldung

Alle Jahre wieder: Es ist Zeit für die Bestandsmeldung an den Landesverband (Sport oder Chor). Mit IntelliVerein erstellen Sie in wenigen Schritten eine Bestandsmeldung, sofern Sie vorbereitend ein paar Arbeitsschritte erledigt haben.

Hinweise für Sportvereine

1. Sind die Abteilungen richtig angelegt?
   Über Grundlagen > Abteilungen sehen Sie alle Abteilungen in der Übersicht. Es ist wichtig, dass die Felder DOSB-Fachverbandsnummer und DOSB-Sportartennummer ausgefüllt sind. Abteilungen ohne Eintrag werden bei der Bestandsmeldung nicht berücksichtigt. Die Liste mit den Nummern des DOSB finden Sie hier.
   
   Vereine des Landessportbundes Thüringen, des Landessportbundes Mecklenburg-Vorpommern und des Landessportbundes Sachsen nutzen bitte die spezielle Sportarten-Fachverbandsliste des jeweiligen Landessportbundes. Vereine erhalten die Liste beim Landessportbund.
   
   Über den Button Felder (bzw. drei Punkte > Feld-Auswahl) können Sie sich in IntelliVerein die Nummern der Abteilungen in der Übersicht unter Grundlagen > Abteilungen anzeigen lassen.
    
2. Ist in Einstellungen > Vereinsdaten im Feld 'Vereinsnummer im Dachverband' Ihre Vereinsnummer im Sportbund eingetragen?
   Diese Nummer wird bei der Bestandsmeldung mit ausgegeben. In manchen Verbänden wird diese Nummer verwendet und sollte daher ausgefüllt sein.
    
3. Haben Sie in den Vereinsdaten das richtige Bundesland ausgewählt?
   Da sich die Vorgaben des Verbandes nach Bundesland unterscheiden, wählen Sie das richtige Bundesland aus, um eine für Ihren Verband passende Bestandsmeldung zu erhalten.
    
4. Ist die Vereinsart in den Vereinsdaten richtig gewählt?
   Die Bezeichnungen und die Ausgabe der Daten in der Bestandsmeldedatei unterscheiden sich je nach Vereinsart. Damit Sie sich zurechtfinden, ist die korrekte Auswahl erforderlich.
    
5. Personen in mehreren Abteilungen
   Es wird die A-Meldung (Personen) von der B-Meldung (Fachverbandsmitgliedschaften) unterschieden. Sofern Sie in den Vereinsdaten das richtige Bundesland ausgewählt haben, geht IntelliVerein mit A- und B-Meldung entsprechend um.
   Hinweis für Vereine aus Rheinland Pfalz:
   Wählen Sie das Kennzeichen Primäre Mitgliedschaft für die Abteilungsmitgliedschaft, die als führend gewertet werden soll. Alle anderen Abteilungsmitgliedschaften des Mitglieds erhalten demzufolge die Kennzeichnung, nicht primär zu sein. Jedes Vereinsmitglied muss eine primäre Mitgliedschaft haben.
    
6. Alle Mitglieder, die an den Verband gemeldet werden sollen, müssen einer Abteilung mit DOSB-Fachverbandsnummer und DOSB-Sportartennummer zugeordnet sein. Mitglieder ohne Zuordnung fließen nicht in die Meldung ein.

Hinweise für Chorvereine

1. Sind die Chorgruppen richtig angelegt?
   Über Grundlagen > Chorgruppen sehen Sie alle Chorgruppen in der Übersicht. Es ist wichtig, dass in den Feldern Chorart und Alterskategorie die richtigen Nummern stehen.
   Über den Button Felder (bzw. drei Punkte > Feld-Auswahl) können Sie sich die Nummern in der Übersicht anzeigen lassen.
    
2. Haben Sie in den Vereinsdaten das richtige Bundesland ausgewählt?
   Da sich die Vorgaben des Verbandes nach Bundesland unterscheiden, wählen Sie das richtige Bundesland aus, um eine für Ihren Verband passende Bestandsmeldung zu erhalten.
    
3. Ist die Vereinsart in den Grundlagen richtig gewählt?
   Die Bezeichnungen die Ausgabe der Daten in der Bestandsmeldedatei unterscheiden Sie je nach Vereinsart. Damit Sie sich zurechtfinden, ist die korrekte Auswahl erforderlich.
    
4. Personen in mehreren Chorgruppen
   Es wird der 'A0-Bogen' (Vereinsmitglieder) vom 'AN-Bogen' (Gruppenmitglieder) unterschieden. Sofern Sie in den Vereinsdaten das richtige Bundesland und passende Vereinsart ausgewählt haben, geht IntelliVerein mit A0- und AN-Bogen entsprechend um.
    
5. Alle Mitglieder, die an den Verband gemeldet werden sollen, müssen einer Chorgruppe zugeordnet sein. Mitglieder ohne Zuordnung fließen nicht in die Meldung ein.

Datei für die Bestandsmeldung (Sport und Chor) erstellen

Erledigt? Prima, dann können Sie nun die Datei für die Bestandsmeldung Ihres Sportvereins/Chorvereins erstellen.

1. Wählen Sie Vereinsmitgliederverwaltung > Personen (bzw. Verwaltung > Personen) aus.
2. Klicken Sie oben rechts auf die drei senkrechten Punkte und wählen den untersten Menüpunkt Bestandsmeldung aus.
3. Sie erhalten eine Übersicht der Daten, die für die Bestandsmeldung exportiert werden. Überprüfen Sie diese Übersicht und nehmen ggf. in den Mitgliederdaten Korrekturen vor. Achten Sie auch auf die korrekte Auswahl des Stichtages.
4. Wenn alles passt, klicken Sie oben rechts auf Bestandszahlen exportieren.
5. Sie erhalten eine .xml-Datei, die Sie direkt bei Ihrem Landessportbund*/Chorverband** hochladen können.
   Hinweis für den Sport: Hat Ihr Landessportverband nicht die Software IntelliVerband im Einsatz, erhalten Sie eine .dat-Datei nach DOSB-Vorgaben. Dieses Dateiformat enthält die Geschlechter männlich und weiblich, die Geschlechter divers und unbekannt müssen im entsprechenden Schritt manuell ergänzt werden. Entsprechende Informationen über Anzahl und Jahrgänge betreffender Personen erhalten Sie in der Bestandsmeldungsübersicht in IntelliVerein.
   Sollte wider Erwarten der Import des ausgegebenen Dateiformats nicht gelingen, kann der Bericht Mitgliederliste unter Verwaltung > Berichte mit dem gewünschten Stichtag verwendet werden. Dies ist im Einzelfall zu prüfen.
   Hinweis für Chöre: Nutzt Ihr Chorverband nicht IntelliVerband, sondern zum Beispiel das OVERSO-Portal, kann die exportierte Daten ggf. nicht verwendet werden. Dies ist im Einzelfall zu prüfen.

Fragen?

Bei Fragen oder Problem hilft Ihnen das Support-Team gerne weiter. Verwenden Sie den Button Zur Supportanfrage aus Ihrem IntelliVerein heraus oder nutzen Sie das untenstehende Formular.

Auf unserem YouTube-Kanal erhalten Sie Videotutorials, die die Bestandsmeldung sowie deren Voraussetzungen erklären:

- Bestandsmeldung erstellen für den Landessportbund oder den Landeschorverband
- Die Vereinsdaten richtig ausfüllen
- Das Kennzeichen "Primär" für Vereine in Rheinland-Pfalz

*Landessportbünde, für die eine .xml-Datei erzeugt wird: Badischer Sportbund Nord, Badischer Sportbund Freiburg, Württembergischer Landessportbund, Landessportverband für das Saarland, Landessportbund Thüringen, Sportbund Rheinland, Sportbund Rheinhessen, Sportbund Pfalz, Landessportbund Berlin, Landessportbund Mecklenburg-Vorpommern, Landessportbund Sachsen, Landessportbund Hessen.

**Chorverbände, für die eine .xml-Datei erzeugt wird: Badischer Chorverband, Chorverband Niedersachsen-Bremen, Chorverband Rheinland-Pfalz, Chorverband Bayrisch-Schwaben.
Es werden in der Bestandsmeldungsdatei außerdem die Funktionärsdaten gespeichert und können im zweiten Schritt der Bestandsmeldung für die Funktionärsmeldung genutzt werden. So sparen Sie sich die Eingabe der Personendaten. Voraussetzung ist hierfür, dass in den Grundlagen die Funktionen mit den Nummern 1-10 angelegt sind. Sollen die Funktionärsdaten nicht mit ausgegeben werden, nutzen Sie die Nummern ab 11.