Datenschutz im Verein mit IntelliOnline

24. Juli 2018

Verfasst von Sarah Schaudel

Jeder Verein verarbeitet die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder. Doch Datenschutz in Bezug auf die Änderungen mit der DSGVO, ist ein Thema, bei dem selbst viele Unternehmen unzureichend vorbereitet sind.

Wie soll es da erst den Vereinen gehen?

Das Thema Datenschutz ist ein sehr komplexes Thema. Viele Vereine wissen um Ihre Pflichten zur Gewährleistung des Schutzes von Daten. So stoßen wir immer wieder auf Vereins-Websites, die das Impressum und die Datenschutzerklärung nicht gesetzeskonform angeben.

Datenschutz mit IntelliOnline-Produkten

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 erhalten wir zunehmend Anfragen zur Umsetzung der neuen Datenschutzrichtlinien mit IntelliOnline-Produkten und haben die Online-Software schon darauf vorbereitet.

Impressum und Datenschutzerklärung

Fast jede Website benötigt ein Impressum nach §5 TMG und eine Datenschutzerklärung. Das heißt jedes Produkt von IntelliOnline muss mit einem Impressum und einer Datenschutzerklärung versehen werden. Sie können beide Informationen auf einer Seite platzieren, solang die Benennung beide Inhalte ersichtlich macht, bspw. „Impressum / Datenschutz“.
Das Impressum und die Datenschutzerklärung müssen von jeder Seite aus mit einem Klick erreichbar sein, daher bietet sich eine Platzierung im Footer an. In den responsiven Layouts werden Seiten die „Impressum“, „Datenschutz“ benannt sind oder eine Kombination der beiden Wörter enthalten, automatisch im Footer angezeigt.

Die responsiven Layouts sind gelb gekennzeichnet:

Durch das Anlegen der Seiten in einer versteckten Rubrik, werden die Seiten dann nur im Footer und nicht in der Hauptnavigation angezeigt. Eine versteckte Rubrik entsteht, wenn der Rubrikname in eckige Klammern gesetzt wird: [Versteckte Rubrik]

• Muster Datenschutzerklärung
• Muster Impressum

Cookie Banner einblenden?

Beim Besuch der meisten Website erhält man ein Cookie-Banner. Das empfinden die meisten Besucher als störend. Fast alle Websites benutzen Cookies. In IntelliWebs haben Sie mit den responsiven Standard-Layouts die Möglichkeit Besucher über die Verwendung von Cookies zu informieren.

Layout auswählen
Wählen Sie in der Web-Administration Design / Farben aus.
Klicken Sie auf ein anderes Layout, als das verwendete.

Layout veröffentlichen
Wählen Sie das Layout aus, das Sie weiterhin verwenden möchten und bei alten Layouts das gewünschte responsive Design und klicken Sie auf Veröffentlichen.

Cookie Banner erstellen
In der Web-Administration unter Zusätzliche Einstellungen ganz unten können Cookie Infos eingegeben werden. Bitte denken Sie daran zum Text eine Verlinkung zur Datenschutzerklärung einzufügen und veröffentlichen Sie anschließend alle Seiten.

Auftragsdatenverarbeitsungsvertrag (AVV)

Wenn Sie im Rahmen unserer IntelliOnline-Produkte personenbezogene Daten verarbeiten, sind Sie nach Art. 28 DSGVO dazu verpflichtet einen Vertrag zur Autftragsdatenverarbeitung mit uns abzuschließen.

Bei IntelliVerein, IntelliCourt und IntelliEvent werden die Personen- bzw. Bucherdaten verarbeitet, bei IntelliWebs bspw. durch das Ausfüllen eines Kontaktformulars und für die Erstellung der Webstatistiken.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Datenverarbeitung liegt dabei beim Auftraggeber, also bei Ihnen. In dem Vertrag wird insbesondere geregelt, wie mit den Daten umgegangen werden darf und welche technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) ergriffen werden um die Daten vor fremdem Zugriff zu schützen.

Wir unterstützen Sie und stellen Ihnen eine Mustervorlage für den AVV zur Verfügung.

Warum ein SSL-Zertifikat?

Verwendet eine Website ein SSL-Zertifikat, sieht man das in der Adressleiste durch die Kennzeichnung mit dem grünen Schloss:

Das grüne Schloss steht für die verschlüsselte Kommunikation zwischen Websitebesucher und dem Server auf dem die Website gehostet ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten bei einer Übertragung nicht durch Dritte eingesehen werden können, bspw. beim Ausfüllen von Formularen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung eines Sicherheitszertifikates für Ihre Website. Sprechen Sie uns an!

Weiterentwicklung der IntelliOnline Produkte

Aufgrund der neuen Anforderungen an den Datenschutz haben wir unsere Produkte angepasst. In IntelliVerein ist es nun möglich die Personendaten nach dem Austritt zu anonymisieren.

Informationen hierzu finden Sie unter https://www.intellionline.de/Support/Update/  Version 3.2.30

DSGVO – Praxisratgeber für Vereine

Der Landesbeauftragte für Datenschutz von Baden-Württemberg hat einen Praxisratgeber zur Umsetzung des Datenschutzes nach DSGVO für Vereine veröffentlicht.

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2018/05/Praxisratgeber-f%C3%BCr-Vereine.pdf

Auch Verbände unterstützen Vereine dabei. WLSB, SBR und BSB stellen Ihren Vereinen, wie auch viele andere Verbände, Hilfestellungen zur Verfügung.

Um die Thematik besser zu verstehen empfehlen wir das Buch Erste Hilfe zur Datenschutz-Grundverordnung für Unternehmen und Vereine. Mit dem Taschenbuch erhalten Sie ein preiswertes Sofortmaßnahmen-Paket.
Veröffentlicht vom Verlag C.H.Beck mit der ISBN-13: 978-3406716621