Vereinsverwaltung - Tipps und praktische Software

Für den Vorstand und alle aktiven Ehrenamtlichen bedeutet die Verwaltung eines Vereins viel Arbeit. Häufig sind es wenige (ehrenamtliche) Mitarbeiter, die diese Aufgaben übernehmen. Gleichzeitig sind immer weniger Menschen dazu bereit, sich langfristig zu engagieren oder viel Verantwortung zu übernehmen. Die Motivation für ein ehrenamtliches Engagement und die private Situation der Mitglieder hat sich gewandelt. Die Verantwortungsbereiche sind oft noch so umfangreich, dass nur schwer Nachfolger gefunden werden. Mehr Arbeit für immer weniger Funktionäre – damit sehen sich derzeit viele Vereine konfrontiert. Darum müssen sich auch die Vereine ändern und die Verwaltungsarbeiten passender für Ihre Engagierten anbieten und gestalten.

Bei diesen Tätigkeiten sparen Sie mit einer praktischen Online-Vereinssoftware wertvolle Zeit:

Einmal die Mitgliederdaten eingeben und Sie erhalten mit einem Klick detaillierte Auswertungen über aktive und gekündigte Mitgliedschaften, Abteilungs- und Gruppenzugehörigkeiten, Geburtstage und vieles mehr. Auch die Bestandsmeldung erledigen Sie in wenigen Schritten.

Erstellen Sie für die fälligen Mitgliedsgebühren eine SEPA-Datei für den Lastschrifteinzug. Die Beitragsstruktur lässt sich vielfältig anpassen und berücksichtigt so die individuelle Beitragsstruktur in Ihrem Verein. Ebenso einfach bearbeiten Sie die Beiträge der Rechnungszahler, wodurch Sie maximal flexibel in der Beitragsgestaltung sind.

Erfassen Sie die Buchungen eines Geschäftsjahres digital oder importieren Ihre Kontoauszüge und erhalten eine übersichtliche und stets aktuelle Buchungsansicht. Zur Dokumentation und Kontrolle verfügen Sie über differenzierte Auswertungsmöglichkeiten wie die Einnahmenüberschussrechnung oder das Buchungsjournal.

Bieten Sie Ihren Mitgliedern und Interessenten die Online-Buchung Ihrer Kursangebote an und erhalten zukünftig alle Anmeldungen zentral an einen Ort. So haben Sie stets die Kursauslastung im Blick. Automatisch versendete E-Mails erleichtern die Kommunikation mit den Teilnehmern. Referenten bzw. Kursleiter finden alle benötigten Informationen im passwortgeschützten Referentenportal. Geleistete Stunden werden ebenfalls dort eingetragen und müssen von Ihnen nur noch geprüft und ausbezahlt werden.

Bieten Sie Ihren Mitgliedern und Interessenten die Möglichkeit, Plätze flexibel online zu buchen. Das macht Sie unabhängig von Öffnungszeiten und lässt Ihren Mitarbeitern in der Geschäftsstelle mehr Zeit für andere Aufgaben.

Zusätzlich entscheiden auch administrative Faktoren darüber, ob eine Softwarelösung die Mitarbeiter im Verein entlasten und Ihnen eine Zeitersparnis bringen kann. Diese Faktoren bringen Ihnen den entscheidenden Vorteil:

Machen Sie es den Funktionären im Verein so einfach wie möglich und bieten Ihnen die Freiheit, selbst an die benötigten Informationen zu kommen. Durch ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept legen Sie individuell fest, wer welche Informationen sehen kann. Dafür sollten Sie ausreichend Benutzer anlegen können. So verteilen Sie die Arbeit auf mehrere Schultern und entlasten Ihre Ehrenamtlichen.

Ersparen Sie sich lästige Installationen und entscheiden sich stattdessen für eine Online-Software. Hierbei erfolgt der gesicherte Zugriff über das Internet in einem geschützten Bereich, sodass lediglich ein Internetzugang benötigt wird. Der Zugriff auf die Daten ist nicht auf ein bestimmtes Gerät beschränkt. Das macht es Ihnen auch beim Funktionärswechsel einfach.

Was ist Ihnen bei einer guten Software für die Aufgaben im Verein wichtig? Worauf achten Sie bei der Auswahl des Anbieters? Wir freuen uns immer über Ihre Anregungen und Erfahrungen. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an support@intellionline.de, damit wir unser Angebot nach Ihren Bedürfnissen weiter optimieren können.